Lorsque j’aborde le sujet du briefing/débriefing en formation, et avant d’attaquer la manière de les conduire, je trouve toujours intéressant de passer du temps sur le sens et les objectifs que l’on prête à ces deux actes managériaux.
Et comme le brief et le débrief sont entrés dans le langage courant et quotidien du monde professionnel, on pourrait croire que tout le monde sait ce qu’est un BRIEF et à quoi il sert. Alors je fais réfléchir les managers sur ces deux questions :
« Un briefing ça sert à quoi ? Et de quoi se compose t-il ? »
Vous avez 4 heures !
Après avoir réalisé cet exercice des dizaines de fois, je constate quasiment toujours que les premières réponses des participants qui viennent spontanément sont :
- le briefing sert à fixer l’OBJECTIF chiffré,
- on donne un DELAI,
- et on indique bien tous les points du PLAN D’ACTION.
Jusque là on est d’accord, mais avec ces éléments là est-on certain que le collaborateur réussira ?
En fixant le but de l’appel, le délai immédiat, et en imposant la méthode, Pierre Brochant pensait sûrement avoir bien briefé François Pignon avant l’appel à Just Leblanc…sauf qu’il n’a pas perçu ni traité les multiples signes verbaux et non verbaux qui montrent que ce pauvre Pignon qui, plein de doutes et d’incompréhensions, fonce droit dans le mur !
On touche ici la véritable valeur ajoutée d’un bon briefing. Bien entendu qu’il faut fixer un objectif clair, avec un délai, et construire ensemble la méthode pour y arriver, mais le but premier du temps consacré au briefing est de chasser les doutes, les craintes, les peurs, les incompréhensions, pour favoriser une pleine confiance, socle indispensable de la motivation. Dans un précédent article, j’évoquais d’ailleurs la manière efficace de traiter les craintes.
Si j’étais un brin provocateur, je dirais que le manager qui se contente de donner simplement objectif/délai/check-list n’apporte rien de plus qu’un mail qu’il aurait envoyé, et pourrait donc s’en satisfaire.
En ayant bien en tête l’esprit principalement motivationnel d’un bon briefing, le manager peut alors se concentrer pleinement sur la présentation du sens de ce qu’il confie, puis pourra s’assurer que le collaborateur n’a plus de doutes afin de se lancer dans l’action. Etre attentif aux dissonances verbales et non verbales est alors la priorité : des sourcils qui se froncent, un long soupir, un recul soudain au fond de la chaise, ou une avalanche de « globalement », « dans l’ensemble » font partie des multiples signaux d’alerte possibles.
« Oui oui, non non, dans l’ensemble ça devrait le faire…»
« Ne t’inquiète pas, ça va aller ! »
Un autre exemple de briefing râté mais culte, avec un résultat…frappant !
- Quand je te fais signe, tu la frappes, sèchement, pour détourner son attention.
- Moi ?
- Oui. Compris ? Tu m’as vu faire avec l’infirmière ? Tu vas y arriver ! Ca va aller tout seul ! Attention à son bras ! Ne t’inquiète pas !
Et c’est là que tout manager se revoit un jour, l’esprit rempli de choses à faire et alourdi par la pression du business, briefer un collaborateur en trente secondes dans le couloir. Puis sentant bien que quelques doutes subsistent, mais pressé par le temps, lancer quelques « Allez t’en es capable, pas de souci », et parfois même oser le majestueux « Mais si c’est facile, j’ai confiance en toi ! » qui est tout aussi incantatoire… Puis quelques temps après, le résultat n’étant pas à la hauteur de ce qui était attendu, se dire que tant pis, au fond il n’en était peut-être pas capable, et puis je le ferai moi-même la prochaine fois…
LE TRUC :
Une fois le sens de ce qui est demandé exposé, l’objectif et le délai fixés, consacrer la majorité du brief à valider la bonne compréhension des enjeux, des contours de ce qui est demandé, et surtout à creuser les doutes et les craintes éventuels. Les questions ouvertes et l’écoute active sont les clés de succès d’un briefing réussi !
